エクセルで表を作ろう！ - Excel表の作成方法

エクセルで表を作ろう！

＜エクセル作表手順＞

　マイクロソフトのエクセルが便利なことは、今ではほとんどのＰＣに入っており、作成した表がそのまま誰でも使えることです。

　私自身、エクセルを使い始めて何年も経ってません。しかし、ここで紹介する方法で、ほとんどの表は作ることができます。実は、15年ぐらい前に「Ｂａｓｉｃを使おう」というレポートを書きましたが、当時は、まだ難かしかったようで、周りの誰もこのレポートを読んでも使えるようにはなりませんでした。

　個人的には、エクセルは機能が多すぎて好きではありませんが、誰でも扱えるメリットは大きく、私なりにエクセルで表をつくる方法・手順を紹介します。

　このファイルは、「My Free-style PC」の「PCソフトコーナー」のファイルです。PCソフトコーナーには、他にもエクセルの使い方を説明しているファイルがあり、説明用に作成したサンプルの表を提供しています。特に「エクセル簡単テクニック前編」では表を見やすくするセルの書式設定を説明しており、このファイルを読まれた後に是非ご覧ください。またエクセルが苦手な方は「エクセルなぜ使えないの」に目を通されることをお勧めします.。

	＜具体的な表の作成方法＞

	1 　初めに表の形を作る。	ワンポイントアドバイス
	①　文字サイズ、セル内の位置を設定。　　　　セルで右クリックし、「セルの書式設定」を選択　　　　「フォント」タブで文字サイズ変更　　　　（ツールバー上でも文字サイズ変更可能）　　　　「配置」タブで横位置、縦位置を設定 ②　タイトルを記入する。　　　　適宜、複数のセルを選択し、　　　　「セルの書式設定」「配置」タブでセルの結合　　　　文字サイズ変更 ③　表頭、表側の見出しを記入する。　　　　セルを左クリックで指定し入力 ④　行の高さ、列の幅を調整。　　　　表の左端（上端）の行番号（列アルファベット）に　　　　カーソルをあて矢印表示でクリックしマウスを滑らす ⑤　罫線を引く　　　　セルを指定しメニューバーの書式をクリック　　　　「セルの書式設定」-罫線タブをクリック　　　（外枠のみ罫線を引いておくと便利）	小さな（7-8列まで）表の場合、初めに行1の上、列Ａの左の桝目をクリックし、表の全てのセル（桝目）を対象に例えば次の初期設定を行うと便利。「ツールバー」上の文字サイズ=12 「メニューバー」の書式をクリック　行の高さ=24、列の幅=10 　セルをクリック→「セルの書式設定」　「配置」タブの「横位置」、「縦位置」は　ともに中央揃えを指定　縮小して全体を表示をチェックする。複数のセルの選択は、あるセルから左クリックをしたままマウスを滑らせ範囲を指定。その後、選択範囲内で右クリックし、「セルの書式設定」や「コピー」を一括で処理すると便利。行や列の追加方法　表の左端（上端）の行番号（列アルファベット）を右クリックし挿入をクリック。その行（列）の前に一行（列）追加
	2 　セルに数式を入力する。
	①　計算結果の表示セルに数式を入力。　　　セルを選択し　　　数式バーの入力欄の左隣＝を押し　　　てから数式バーに入力すると便利　　数式の入れ方については、　　　下記「関数を使おう」を参照。	絶対参照・複合参照を上手に使うと良い。　例えば　セルＣ5の絶対参照は＄Ｃ＄５で、セルを他のセルにコピーしても参照セルが動かない。　縦に計算していく表は、　＄Ｃ5と列のみ固定、　横に計算していく表は、　Ｃ＄5と行のみ固定する複合参照を用いると、式のコピー、将来の修正の時に便利な場合が多い。
	②　同じ式を使う他のセルに数式をコピー。	ドラッグ＆ドロップでコピーすると罫線の修正が必要な場合がある。この場合、コピー先のセルで右クリックし「形式を選択して貼り付け」を選び、数式にチェックを入れて「OK」をクリックすると数式のみコピー可能。
	③　テスト値を入力し結果を確認する。　　　全ての入力欄にデータ（例えば同じ行　　　は同じ値）を入力し結果を確認。	空欄となるべきセルに0や0除算エラーが表示される場合は、数式に次の条件式を付すと解決できる。　　ＩＦ（＄Ｃ＄5＝””，””，数式）　＄Ｃ＄5は例示であり、使うときは分母となる数字が入るセル又は基本となるセルを指定する。
	3 　表を整える。
	①　罫線を修正する。 ②　数値の表示桁数を変更する。 ③　行・列の幅を調整する。 ④　表に配色する。　　　　表の配色は「セルの書式設定」　　　　「パターン」タブで色をクリック ⑤　データの並べ替え ⑥　データの入力順を変更する。 ⑦　表示不要な行、列を非表示とする。	セルが「＃＃」と表示されれば値が枠内に納まってないので、表示桁数を変更し、列の幅を調整する。数値の表示桁数の変更は、メニューバーの書式-セルをクリック→「セルの書式設定」「表示形式」タブで数値や通貨など適宜選択し、右上にある小数点以下桁数の欄で指定する。データの並べ替えは、範囲を指定し、メニューバーのデータ-並べ替えで行うが、縦向きに計算していく表は使えないし、範囲の先頭行の選択に注意する。先頭行が見出しならタイトルをチェックする。　セルにデータを入力する順の変更はメニューバーのツール-オプション-「編集」タブで入力後にセルを移動する方向を変更
	4 　表を保存する。
	①　シートの保護を掛ける。　　　メニューバーのツール-保護- 　　　シートの保護をクリック　　　解除も同じ手順で解除をクリック ②　シート名を変更する。　　　　表の左下「ｓｈｅｅｔ1」のタブ　　　　を右クリック-名前の変更 ③　名前を付け表を保存する。　　　　ファイルメニューの名前　　　　を付けて保存を選択	表が完成してお終いではなく、計算に使う表の場合、シートの保護の前に、入力欄は保護が掛からないようにしておく。　入力欄の範囲を指定し　メニューバー-書式-セル-保護と選択し、ロックのチェックをはずす。その後、左の手順でシートを保護する。作表中でも頻繁に保存することをお勧めします。

＜関数を使おう＞

　あまり機能を使わない私でも関数はよく使います。
　現実に用いる数式は、たし算「+」、ひき算「-」、かけ算「*」、わり算「/」とその組合せが大部分ですが、関数を使うと便利な場合があります。

　　例えば、セルのＣ6とＤ6をたしてＥ6に結果を表示したい場合は、
　　　　　　　　Ｅ6のセルに、　＝Ｃ6+Ｄ6　と数式を入れます。

＜余談ですが、この場合、Ｃ6とＤ6は入力セルでＥ6は出力セルです。再度このＥ6の結果にＦ6を掛けてＧ6に結果を表示する（Ｇ6の数式は　＝Ｅ6*Ｆ6　）と最終的な出力セルとなり、このように表を作るのがエクセルです。＞

＜余談ついでに、入力セルには数式を入れません。数式を入れるのは計算結果を表示するセルつまり途中の出力セルと最終的な出力セルです。上の例では、もちろん、Ｅ6のセルを省略し、Ｇ6のセルに、　＝(Ｃ6+Ｄ6)*Ｆ6　と数式を入れても結果は同じですし、普通そうしますが、習い初めのころは、途中の出力セルを多く用いると簡単だと思います。（表完成後に不要な行は非表示にすれば良い。）＞

　
　本題に戻ります。
　簡単なたし算であっても、足すセルの数が多ければ、数式が長くなり大変です。そのためにエクセルでは、ＳＵＭという関数が用意されています。
　　例えば、Ｃ6+Ｄ6+Ｅ6+・・・・・+Ｍ6までたしＮ7に結果を表示したいときは、
　　　　　　　Ｎ7のセルに、　＝ＳＵＭ（Ｃ6：Ｍ6）　と数式をいれます。
　　　　　　　長い式をいれなくてすみます。

　また、平均値をだす関数としてＡＶＥＲＡＧＥという関数が使えます。
　　例えば、Ｃ6からＭ6までの値の平均値をＮ7に表示したいときは、
　　　　　　　Ｎ7のセルに、　＝ＡＶＥＲＡＧＥ（Ｃ6：Ｍ6）　と数式をいれます。

　ＳＵＭとＡＶＥＲＡＧＥは頻繁に使うと思いますが、この他、ＰＯＷＥＲ、ＬＯＧ、ＳＱＲＴなど数学的な関数も私自身は比較的使います。
　関数の中でも、論理式のＩＦ関数とその周辺の関数は、必ずと言ってよいほど使います。
　上のワンポイントアドバイスでもＩＦ関数の使い方の一例を紹介してますが、「エクセルIF関数を使おう」というファイルで詳しく説明してますので参考としてください。

　前に、ＳＵＭ関数について説明しましたが、コンピュータの汎用言語では、ループ（Ｃ6のＣを変数に置き換え繰り返し計算させる）をかければすむことです。エクセルではマクロ機能を使いループが使えます。
　言わば、マクロ機能は、汎用言語のサブルーチンのようなもので、サブルーチンは場合によっては使わなくてもすませますが、エクセルではむしろその限界のためにこうした機能があります。使わなくて表が作れるのならそれにこしたことはないでしょう。

　エクセルを使ってみて不便と思うことは、ＩＦ関数の重ねて使える数の制限です。
ＩＦ関数が最大７つまでしか重ねて使えないためにＡＮＤ、ＯＲを組合せて使うなど工夫が必要です。

　途中の計算結果もセルに表示するのが、まさに表計算ソフトですが、言い換えれば、全ての変数を表上に置かなければならないということで、この不便さを補うために機能（端的な例では表完成後に非表示扱いとできる）が設けられているのです。

　こうしたことは、汎用プログラムでなく表計算ソフトだからむしろ当然ですが、やはり複雑な計算は苦手で、きれいな表をつくるためのソフトです。

　エクセルでは自動的に行われる四捨五入も、昔の汎用言語では、小数点下1桁まで表示したいのなら、下２桁の数値に0.05を足し出力する配列に下１桁まで収めるという手順をとったのを思い出します。

　エクセルは、使いかっても良くきれいな表ができる。周りの人にファイルを渡せばその表が使えるため、是非とも自分なりの方法で使いこなしていただきたいと思います。

＜おわりに＞

　この「エクセルで表を作ろう」では、手っ取り早く表を作成する手順の要点のみ説明していますが、「エクセル簡単テクニック前編」で表を見やすくするセルの書式設定を、「エクセル簡単テクニック後編」で表を使いやすくするためのテクニックを、「エクセルのオート機能　前編」と「エクセルのオート機能　後編」で手間を省き作業を楽にする便利なオート機能を説明していますのでご覧ください。

　また中級者向けに「エクセルでグラフを書こう」というファイルで手軽にグラフ化する方法を、「エクセル数式で計算しよう」では計算するための数式の使い方を、「エクセルIF関数を使おう」ではエクセル習得の要である論理関数の使い方を、「エクセルなぜ使えないの」でエクセルが苦手な方のためにアイデアの組み立て方を説明しています。

　初めてエクセルを使うなど全く操作方法が解らない場合、当サイトのファイルの説明は少し難しいかもしれません。エクセル初心者の学習サイトは、相互リンク先である「パソコンWakaba」が、またカレンダーや小遣い帳など楽しく学べるサイトとしては「Excel豆知識」がお勧めです。

　パソコンの基本的な操作方法やトラブルからの脱出方法について、「Windows初心者コーナー」を設けてビギナー向けに説明していますので参考としてください。

　なお、「My Free-style PC」サイト内には、他に＜Windows初心者コーナー＞、＜パソコン自作コーナー＞、＜ネットワークコーナー＞があり、「HOME」または「サイトマップ」からも各コーナーのファイルが閲覧できます。また「パソコン用語・記事リスト」によりアイウエオ順で記事が探せますので是非ご利用ください。

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